Fatture: tutto quello che devi sapere
- Cos'è una fattura?
- Un esempio di fattura
- Cosa dovrebbe essere incluso in una fattura
- Tipi di fatture
- Strumenti di fatturazione
Cos'è una fattura?
La fattura è un documento ufficiale che un'azienda invia ai propri clienti quando vende prodotti o servizi. Indica esattamente cosa e per quanto è stato venduto. La fattura viene spesso utilizzata come richiesta di pagamento e include i dettagli del pagamento. Una buona fattura deve essere precisa e priva di aggiunte inutili.
Un esempio di fattura
Cosa dovrebbe essere incluso in una fattura
Ci sono i requisiti per una fattura standard ben formata:
Requisiti obbligatori della fattura
Questi sono i dettagli/sezioni che una fattura dovrebbe avere:
- Rubrica “Fattura”: L'intestazione della fattura dovrebbe indicare chiaramente che si tratta di una fattura in quanto rende facile per il cliente sapere cosa sta ricevendo e come gestirla.
- Numero di fattura: Aiuta a monitorare la fattura e a tenere in ordine i tuoi dati finanziari.
- Data di fattura: Data di creazione e invio della fattura.
- Descrizione dei prodotti o servizi forniti: La descrizione deve essere esplicitamente indicata e chiaramente scritta. Dovrebbe anche essere il più breve possibile. Non c'è bisogno di lunghi tirato fuori servizio/ prodotto in dettaglio.
- Dettagli delle quantità di prodotti: Compilare la quantità corretta di tutti i prodotti forniti.
- Prezzi: Indicare chiaramente gli importi. Per ridurre al minimo il rischio di differenze dovute all'arrotondamento, si consiglia di arrotondare i prezzi a due decimali ai fini contabili.
- Dettagli di eventuali sconti dati: Specificare lo sconto preciso dato e per quali prodotti o servizi è offerto.
- Prezzo totale parziale: è l'importo totale di tutti i servizi o beni offerti meno IVA. Questo è anche l'importo a cui si applicano le aliquote IVA.
- L'aliquota IVA/le aliquote applicate: IVA varia da prodotto a prodotto. Assicurati di essere aggiornato con le attuali aliquote IVA.
- L'importo totale dell'IVA applicata: Calcola il valore totale delle aliquote IVA e specificalo chiaramente.
- L'importo totale della fattura: Questa è la somma totale di tutti i prodotti o servizi offerti più le aliquote IVA. Questo è l'importo definitivo che il cliente pagherà. Assicurati che sia corretto per evitare ritardi di pagamento.
- Nome dell'azienda: Questo deve essere il nome corretto dell'azienda registrata.
- Indirizzo aziendale: Questo è l'indirizzo ufficiale della tua azienda.
- Numero di partita IVA / Codice Fiscale
- Nome dell'azienda del cliente: Questa è la ragione sociale registrata del tuo cliente.
- Indirizzo dell'azienda del cliente: Questo è l'indirizzo registrato dell'azienda.
- Numero di partita IVA del cliente / Codice Fiscale
- Valuta: Questa è un'aggiunta necessaria alla fattura per garantire che non ci sia confusione finanziaria.
Requisiti opzionali della fattura
Queste sezioni o dettagli possono essere aggiunti o tralasciati a seconda delle preferenze:
- Data di scadenza: Questa è la data di pagamento totale.
- Tariffa tardiva: Questa è una tariffa aggiuntiva per le situazioni in cui il cliente non paga alla data di scadenza.
- Dettagli di pagamento: Questi sono i dettagli bancari della tua azienda o qualsiasi altra opzione di pagamento che preferisci. Ad esempio, nome della banca, IBAN, SWIFT/ BIC o PayPal o contanti.
- Indirizzo email: Questo è il tuo indirizzo email ufficiale.
- Numero di telefono: Questo dovrebbe essere il numero di telefono ufficiale della tua azienda.
- Numero di riferimento del pagamento: Questo è per tracciare il pagamento.
- Numero cliente: I numeri assegnati per tracciare le attività commerciali con i clienti.
Tipi di fatture
- Fattura proforma: richiesta di pagamento semplice
- Nota di credito: rimborso di un cliente
- Fattura ricorrente: fatturazione automatica a un cliente abbonato
Strumenti di fatturazione
- Software per fatture semplici
- 38 modelli di fattura gratuiti - Word, Excel, PDF, Google Docs/Sheets
- Generatore di fatture PDF [Gratuito]
Aggiungi consigli per la fatturazione:
Quando si invia l'e-mail di notifica della fattura a un cliente, è consigliabile aggiungere "grazie" alla fine. Questo dimostra educazione e cordialità professionale. È risaputo che dire "grazie" può essere molto utile, quindi aggiungere questa frase alle fatture è una pratica che aiuterà sicuramente la crescita della vostra azienda.
Assicuratevi che ogni singolo dettaglio della fattura sia corretto per evitare domande da parte dei vostri clienti e fastidi evitabili. Un'errata descrizione dei vostri servizi o prodotti potrebbe portare a ritardi nei pagamenti, a rapporti incrinati con i clienti e a un generale indebolimento della vostra attività.