Fattura ricorrente

Fattura ricorrente: Una spiegazione approfondita

Fattura ricorrente: significato

Una fattura ricorrente viene utilizzata da un'azienda quando un cliente ordina regolarmente gli stessi prodotti o servizi, con gli stessi termini e condizioni. Anche se il momento della transazione può essere diverso, è necessario che sia coerente e che avvenga dopo un periodo specifico.

Una fattura ricorrente può essere inviata giornalmente, settimanalmente, mensilmente o secondo le necessità con una frequenza periodica specifica. Nella fattura ricorrente, tutti i contenuti, come il prodotto o il servizio, le informazioni sul cliente e l'IVA, rimangono invariati da un periodo all'altro.

Per utilizzare efficacemente il modello della fattura ricorrente, entrambe le parti (venditore e cliente) devono concordare che non ci saranno cambiamenti nei termini commerciali. In caso di modifica dei termini, le fatture ricorrenti dovranno essere aggiornate per riflettere tali modifiche.

Lo scopo principale dell'invio di fatture ricorrenti è quello di semplificare il processo di fatturazione, riducendo al contempo il carico amministrativo del team che gestisce la fatturazione.

Ci spieghiamo con un esempio. Supponiamo che l'azienda ABC fornisca servizi di sicurezza a un edificio commerciale in costruzione, a una tariffa concordata di 3500 € al mese. Per l'azienda ABC è vantaggioso utilizzare una fattura ricorrente, in quanto i termini, come i servizi, le tariffe e altri dettagli rimarranno molto probabilmente invariati. Inoltre, è molto probabile che i servizi di sicurezza debbano essere forniti per un periodo più lungo.

Spiegazione dettagliata

L'emissione delle fatture sembra essere un processo amministrativo piuttosto semplice. Tuttavia, un piccolo errore può avere un impatto significativo sull'intero processo aziendale. Per una migliore efficacia aziendale, è sempre necessario ridurre il tempo complessivo di queste funzioni di elaborazione.

Una fattura ricorrente può essere utilizzata quando i clienti abituali dell'azienda ordinano regolarmente gli stessi prodotti o servizi e il contenuto di questa fattura è lo stesso della fattura precedente. Non devono essere apportate modifiche alle caratteristiche o alla quantità dei prodotti, ma, come già detto, in caso di necessità, la fattura ricorrente può essere aggiornata per riflettere eventuali modifiche.

Seguono alcune situazioni in cui le fatture ricorrenti possono essere efficaci:

• Noleggio di attrezzature

  È logico utilizzare una fattura ricorrente in questa situazione, poiché le attrezzature vengono tipicamente noleggiate per un periodo più lungo e fatturate mensilmente. Inoltre, l'importo della fattura non cambia frequentemente.

• Contratto mensile

  In questa situazione, quando i beni o i servizi vengono consegnati o eseguiti ogni mese, in genere non è necessario modificare l'importo dei beni o dei servizi. L'utilizzo di fatture ricorrenti in questa situazione è vantaggioso in quanto facilita la gestione delle fatture e le attività di fatturazione.

• Quota d’iscrizione

  L'utilizzo di fatture ricorrenti per le quote associative è pratico poiché queste vengono raccolte dopo intervalli regolari.

• Servizi di manutenzione e sicurezza

  Generalmente, la manutenzione viene eseguita a intervalli regolari e allo stesso modo, i contratti di sicurezza sono offerti per periodi regolari più lunghi. L'utilizzo di fatture ricorrenti in queste situazioni è un piano solido e questo porterà a processi di gestione delle fatture più facili.

Se la vostra azienda si basa su un modello di reddito, come una società di noleggio, una società di sicurezza, appartenenza o società di marketing periodico, allora saranno ideali le fatture ricorrenti.

Il contenuto o le informazioni necessarie per impostare la fattura ricorrente sono più di quanto normalmente necessario per una fattura standard. Inoltre è nessario scegliere la frequenza della fattura quando si imposta la fattura ricorrente. Per configurare la fattura ricorrente sono necessari i seguenti contenuti o informazioni:

• I dettagli del cliente.
• Termini concordati per prezzo, quantità e altri.
• Frequenza di fatturazione, opzioni di invio e altre informazioni correlate. Nel software di fatturazione, è possibile scegliere di impostare tutte le fatture ricorrenti da inviare automaticamente. Se è richiesta l'approvazione prima di inviare la fattura, il software ne è capace. Ciò significa che avrete la possibilità di scegliere di inviare una fattura ricorrente automaticamente o manualmente. Inoltre, potrete anche scegliere la fatturazione stagionale.

Vantaggi dell'utilizzo di fatture ricorrenti

Di seguito sono riportati alcuni vantaggi nell’utilizzare una fattura ricorrente:

• Lavoro d'ufficio gestito dal reparto di fatturazione è notevolmente ridotto, si risparmia quindi tempo e denaro. Il software di fatturazione è impostato per inviare e gestire automaticamente le fatture.
• La fatturazione tempestiva aiuta a garantire che il processo di fatturazione globale sia gestito in modo appropriato. Tale raccolta, puntualmente, consentirà la gestione dei flussi di cassa e contribuirà quindi alla liquidità complessiva dell'attività.
• Dal momento che il software di fatturazione è molto accurato, il rischio di sotto-fatturazione diminuisce.
• Poichè il contenuto della fattura viene replicato automaticamente dalla fattura precedente utilizzando il software di fatturazione, ci saranno meno errori quando verranno prodotte e inviate fatture ricorrenti.
• L'uso di fatture ricorrenti può anche influenzare direttamente il rapporto che avete con il vostro cliente. Questo perché nessuna delle parti deve preoccuparsi di cambiare i tassi e altri termini. Queste caratteristiche sono già decise. Le fatture vengono sempre inviate velocemente, senza il rischio di perderle. Così, si formano migliori associazioni commerciali e relazioni che lasciano un’ottima impressione professionale sul cliente.
• Con l'uso di fatture ricorrenti, i pagamenti tempestivi e veloci verranno attesi dal cliente. Le fatture saranno inviate allo stesso tempo ogni periodo, ad esempio il primo di ogni mese. Il cliente sarà in sintonia con il vostro ciclo di fatturazione e questo li spingerà a pagare con priorità le fatture. Dal momento che il cliente sarà a conoscenza della cifra del pagamento per ogni periodo, potrà effettuarlo facilmente evitando ritardi.
• Questo pagamento rapido da parte del cliente,porterà ad un miglioramento degli incassi della vostra attività.

Svantaggi dell'utilizzo di fatture ricorrenti

Di seguito sono riportati alcuni svantaggi relativi alle fatture ricorrenti:

• Le fatture ricorrenti non sono infinite e non continuano per sempre. C'è un forte bisogno di mantenere il cliente impegnato, altrimenti l'azienda potrebbe perdere tutte le sue entrate ricorrenti. Quello che sembra essere più impegnativo è porre molta attenzione sulla fidelizzazione dei clienti e sul loro coinvolgimento.
• Può essere difficile per l'azienda gestire l'afflusso di lavoro. Se l'azienda è piccola e non è in grado di essere scalabile, ci sarà solo un uso limitato del modello di fattura ricorrente.
• Preparare il modulo di fattura ricorrente nel software di fattura può rivelarsi costoso. Un'analisi costi-benefici deve essere condotta prima.
• Potrebbe essere difficile garantire la conformità con le fatture ricorrenti.
• Se un cliente passa a un piano diverso, l'azienda potrebbe dover aggiungere moduli di fatturazione attuali. Ciò comporterà ulteriori costi.
• Il coordinamento da un livello dipartimentale superiore è necessario per eseguire con successo il modello di fattura ricorrente. È richiesto un tempestivo input da parte del reparto vendite e dei reparti tecnici che eseguono i servizi.

Suggerimenti per la gestione di un modello di fatturazione ricorrente

I seguenti suggerimenti possono essere utili nella gestione del sistema di una fattura ricorrente:

• Bisogna assicurarsi che la frequenza di fatturazione sia impostata con precisione.
• Particolare attenzione deve essere posta sugli aggiornati con l'aliquota IVA. In caso di modifiche dell'aliquota IVA, il sistema dovrebbe essere immediatamente aggiornato per garantire una fatturazione accurata.
• E 'saggio porre una certa enfasi sul coinvolgimento del cliente e stabilire un buon rapporto. Questo assicurerà un sistema di fattura ricorrente di lunga durata.
• Qualsiasi modifica al modello di fattura ricorrente dovrà essere sostenuta dall’autorità contrattuale. Le modifiche del modello ricorrente devono conciliare con il contratto.

Conclusione

Un'azienda utilizza una fattura ricorrente quando lo stesso prodotto o servizio viene venduto e fornito a un cliente dopo intervalli regolari. Questo sistema è la spina dorsale per l'attività di abbonamento basata. Per utilizzare un modello di fattura ricorrente, le condizioni commerciali dovrebbero rimanere fisse. Se c'è una modifica, questa deve essere presente nel sistema di contabilità.

Le aziende che utilizzano il modello di fattura ricorrente includono, ma non sono limitati a, noleggio di attrezzature, servizi di contratto mensile, appartenenza, manutenzione, servizi di sicurezza e altri.

Ci sono molti vantaggi nell'utilizzare fatture ricorrenti come, la riduzione dei tempi e dei costi per il reparto di fatturazione, il miglioramento del flusso d’incasso, il miglioramento del rapporto con i clienti, l'efficiente raccolta dei pagamenti e la riduzione del rischio di sotto-fatturazione.

Tuttavia, ci sono anche sfide ed ostacoli notevoli. Per esempio la difficoltà di gestire un afflusso di servizi, garantendo la soddisfazione del cliente, e il possibile costo più elevato del modulo di fattura ricorrente.

Ci sono alcuni suggerimenti per la gestione di un modello di fattura ricorrente di successo. Questi suggerimenti includono, la giusta impostazione della frequenza delle fatture, l'aggiornamento sulle modifiche della politica fiscale, la garanzia della soddisfazione del cliente e la garanzia dell'esistenza di un'autorità contrattuale per qualsiasi modifica dei termini delle fatture ricorrenti.

Domande frequenti

Quali aziende dovrebbero utilizzare fatture ricorrenti?

È opportuno che le aziende che fatturano i clienti dopo intervalli specifici utilizzino il modello di fattura ricorrente. In caso di scambi costanti con i clienti alle stesse condizioni, il modello di fattura ricorrente sarà l’opzione ideale.

In che modo l'automazione è correlata alle fatture ricorrenti?

La fattura ricorrente è legata all'automazione perché le fatture con gli stessi termini vengono inviate automaticamente ogni periodo al cliente. Non è quindi necessario aggiornare frequentemente il contenuto della fattura.

In che modo la soddisfazione del cliente è correlata alle fatture ricorrenti?

Dal momento che le fatture vengono inviate in tempo, senza perdere una data, il cliente considera il fornitore di servizi un partner commerciale professionale e affidabile. Questo porta ad una maggiore soddisfazione, un migliore rapporto commerciale a lungo termine con l'associazione e il vostro cliente.

È difficile gestire un modello di fattura ricorrente?

Può essere difficile gestire un modello di fattura ricorrente. Alcune aziende potrebbero non essere in grado di controllare l'afflusso di attività derivanti dalla fattura. Inoltre, poiché le circostanze cambiano costantemente, potrebbe risultare difficile gestire la soddisfazione e le richieste dei clienti ricorrenti.

Altri tipi di fatture:

• Fattura proforma: richiesta di pagamento semplice
• Nota di credito: rimborso di un cliente