Fattura proforma

Fattura proforma: Una spiegazione approfondita

Differenza tra una fattura proforma e una fattura

La differenza principale tra una fattura proforma e una fattura standard è che le fatture proforma contengono stime di fatti e cifre. Le fatture semplici, invece, contengono fatti e cifre reali e determinati.

Un'altra differenza riguarda il momento in cui le fatture vengono inviate al cliente. Quella proforma viene emessa al cliente prima della consegna della merce o della prestazione del servizio. Una fattura standard, invece, viene emessa quando la merce è già stata spedita al cliente o i servizi sono stati eseguiti. Lo scopo di una fattura proforma è quello di allineare le aspettative del venditore e del cliente. La fattura, invece, è un documento legale che può essere utilizzato come prova della transazione di vendita.

Sia la fattura proforma che quella standard sono state concordate da venditore e acquirente. Inoltre, le fatture proforma hanno lo stesso contenuto di una fattura standard, come le informazioni di fatturazione, il logo, le informazioni di contatto e i termini e le condizioni. Tuttavia, è fondamentale ricordare che ogni fattura deve essere etichettata in modo chiaro come fattura proforma o fattura standard.

Dal punto di vista contabile, le fatture proforma non possono essere utilizzate come prove di supporto per la registrazione delle transazioni. Ciò significa che il sistema contabile non può essere aggiornato sulla base di quanto riportato sulla fattura proforma. Il motivo è che, alla data di emissione della fattura proforma, la merce non è ancora stata consegnata. Il rischio e i benefici non sono stati trasferiti e quindi le disposizioni contabili non consentono la registrazione della transazione. Al contrario, con una fattura standard, il rischio e i benefici sono stati trasferiti in quanto la merce è già stata spedita al cliente.

Preventivo vs fattura proforma

Un preventivo si verifica nella fase iniziale della transazione. Lo scopo del preventivo è quello di comunicare all'altra parte il prezzo intenzionale che essi accetterebbero per la merce o il servizio. A questo punto, poichè questa è solo una fase di negoziazione, non esiste un accordo reciproco tra le parti.

D'altra parte, una fattura proforma è una fattura stimata che viene emessa e si basa sui termini concordati tra venditore e cliente. C'è un elemento di accordo reciproco tra le parti e l'accordo è stato finalizzato. Il venditore può aspettarsi il pagamento da parte del cliente, poiché la fattura proforma funge da strumento per garantire che entrambe le parti siano sullo stesso piano.

Nel caso in cui il cliente debba effettuare un pagamento anticipato, l'importanza della fattura proforma aumenta esponenzialmente. La fattura proforma funge da base per il calcolo dell'anticipo.

In sintesi, la differenza principale tra un preventivo e una fattura proforma risiede nel fatto che con un preventivo il pagamento non è previsto, poiché non c'è alcun accordo. Si tratta solo di una fase iniziale della trattativa. Con una fattura proforma, invece, il pagamento è previsto quando l'accordo è stato concluso tra il venditore e il cliente.

Di seguito, verranno discussi gli aspetti dettagliati dell'utilizzo di una fattura proforma per il pagamento anticipato.

Fattura proforma per pagamento anticipato

Nelle normali operazioni, il venditore emette una fattura quando richiede un pagamento. Quando si tratta di pagamenti anticipati, è prassi abituale per alcuni venditori implementare una procedura per gestire tali pagamenti. Normalmente, una volta ricevuto il pagamento, la merce viene spedita al cliente. Nel caso di pagamenti anticipati, poiché la merce non è ancora stata spedita, viene emessa una fattura stimata sotto forma di fattura proforma, per consentire alle parti di farsi un'idea dell'entità del pagamento.

Siccome le fatture proforma sono soggette a variazioni, può essere necessario modificare il prezzo d'acquisto una volta ricevuta la fattura definitiva. Se un cliente ha effettuato un pagamento sulla base di una fattura proforma e il prezzo è diverso da quello della fattura finale, sarà necessario inserire delle registrazioni contabili di rettifica nel sistema contabile.

Ad esempio, se il cliente ha effettuato un pagamento anticipato sulla base di una fattura proforma e la fattura finale risultante ha un importo superiore, ciò significa che il cliente dovrà creare una passività per l'importo aggiuntivo ed effettuare il pagamento supplementare. Se il prezzo della fattura finale è inferiore a quello della fattura proforma, il cliente può aspettarsi un rimborso da parte del venditore.

È importante notare che le fatture proforma possono essere utilizzate sia per il commercio locale che per quello internazionale. Tuttavia, l'uso della fattura proforma è più frequente nel commercio internazionale. Di seguito spiegheremo come le fatture proforma vengono utilizzate per le esportazioni.

Fattura proforma per l'esportazione

Il processo di esportazione è caratterizzato da notevoli formalità procedurali. Esse riguardano le aree portuali, bancarie, dei noli, dei dazi, della dogana, delle ispezioni e molte altre. A causa di questa complessità, un acquirente straniero potrà riscontrare difficoltà nel comprendere aspetti quali la valuta della transazione, la descrizione, i prodotti e altri ancora.

È qui che la fattura proforma può semplificare il processo. Poiché le fatture proforma vengono emesse con descrizioni complete, il venditore e l'acquirente possono avere la stessa comprensione. Queste descrizioni includono il nome del venditore e dell'acquirente, il numero di riferimento dell'acquirente, la data della richiesta, una breve descrizione del prodotto, il prezzo del prodotto, il volume cubo, le dimensioni dell'imballaggio, il peso della spedizione, il punto di consegna, il volume degli scambi, i termini di pagamento, i termini di vendita, il porto di spedizione e di consegna e la valuta della transazione.

La fattura proforma utilizzata nell'intricato commercio di esportazione aiuta a chiarire le aspettative tra venditore e acquirente, in modo che tutti gli aspetti della transazione possano essere meglio pianificati e gestiti.

Esempio di modello e-mail per una fattura proforma

Conclusione

La fattura proforma viene emessa prima della consegna delle merci al cliente. È uno strumento utile per chiarire i termini tra acquirente e venditore. Poiché contiene fatti e cifre stimati, fornisce a entrambe le parti un'indicazione su cosa aspettarsi dalla transazione. Un altro requisito è che deve essere etichettata chiaramente come fattura proforma. Inoltre, non essendo un documento legale, il sistema contabile non deve essere aggiornato sulla base della fattura proforma.

Le fatture proforma vengono emesse anche per la riscossione di pagamenti anticipati. È utile perché può essere utilizzata per stimare l'entità dell'anticipo. Inoltre, la fattura proforma aiuta a definire i termini quando viene utilizzata nel commercio internazionale.

La fattura proforma si distingue dalla fattura normale in quanto quest'ultima contiene informazioni concrete e viene utilizzata come documentazione di supporto per elaborare la contabilità e le transazioni correlate. A differenza della fattura proforma, la fattura standard viene emessa dopo la spedizione delle merci al cliente o l'esecuzione dei servizi.

Domande frequenti

Quali sono le caratteristiche essenziali di una fattura proforma?

Di seguito sono elencate alcune delle caratteristiche essenziali di una fattura proforma:

• È un'eccellente strategia di negoziazione per il commercio internazionale.
• Si tratta di un documento volontario, il che significa che può non essere richiesto per tutte le transazioni
• Queste fatture sono valide per un periodo di tempo specifico.

Quali sono i componenti essenziali di una fattura proforma?

Di seguito sono riportati alcuni dei componenti essenziali di una fattura proforma:

• Descrizione del prodotto, compresa la matrice di qualità
• Termini di consegna e caratteristiche
• Dettagli della consegna
• Condizioni di vendita
• Valuta della transazione

Quando viene inviata la fattura proforma ai clienti?

Una fattura proforma viene inviata al cliente non appena l'acquirente e il venditore concordano il prezzo del prodotto. Nella maggior parte dei casi, la fattura proforma viene inviata per garantire che entrambe le parti abbiano le stesse intenzioni. Può anche essere inviata quando viene richiesto un pagamento anticipato per la transazione.

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Altri tipi di fatture:

• Nota di credito: rimborso di un cliente
• Fattura ricorrente: fatturazione automatica a un cliente abbonato